Sebelum mengenal pandemi Covid-19, para pekerja mayoritas sibuk bekerja di kantor. Namun, semenjak mengenal WFH banyak yang mulai melirik manfaat virtual office untuk bisnis bahkan banting setir dengan membuatnya secara resmi. Keberadaan virtual office memberikan gaya bekerja yang baru dan lebih modern.
Jika harus menjelaskannya secara ringkas, yang dimaksud dengan virtual office adalah kantor online yang cara kerjanya berbanding terbalik dengan kantor konvensional. Bila biasanya Anda harus datang ke kantor pada pukul 07.00 tepat, maka melalui virtual office Anda bisa absen dari mana pun.
Manfaat Virtual Office untuk Bisnis
Usai mendengar pengertian virtual office, Anda bisa jadi sudah memiliki gambaran tentang manfaat dari kantor maya tersebut. Bagi yang belum memiliki gambarannya sedikit pun, yuk simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
1. Hemat Biaya Gedung
Salah satu pertimbangan banyak orang untuk membuka suatu usaha adalah memilih menyewa atau membuat kantor operasional. Keduanya, jelas membutuhkan biaya yang tidak sedikit dan harus Anda anggarkan mulai dari merencanakan suatu usaha.
Apa saja kelebihan dan kekurangan virtual office? Salah satu kelebihannya adalah hemat biaya sewa atau bangun gedung perkantoran. Alhasil, Anda dapat mengalokasikan dana perusahaan untuk memenuhi berbagai kebutuhan lainnya. Entah itu untuk gaji karyawan atau biaya operasional bulan depan.
2. Tempat Kerja Fleksibel
Terkadang, jenuh bekerja membuat produktivitas menurun. Melalui virtual office diharapkan para pegawai dapat bekerja secara fleksibel dari tempat kerja yang mereka inginkan. Anda dapat bekerja dari mana saja bahkan lokasi yang bergengsi sekalipun.
3. Meningkatkan Sistem Komunikasi
Apa pun yang sifatnya virtual cenderung membutuhkan ruang komunikasi lebih banyak dari sistem kerja manual. Apalagi jika perusahaan Anda baru pertama kali menggunakan konsep virtual office. Komunikasi sangatlah penting untuk mempermudah penyelesaian pekerjaan.
Anda dapat terhubung dengan siapa saja yang tergabung dalam forum virtual office, kapan pun saat membutuhkannya. Tentu saja ini jauh lebih mudah daripada bekerja di kantor konvensional, apalagi jika Anda lebih banyak berhubungan dengan pegawai lapangan.
4. Menghemat Waktu
Beruntungnya Anda yang dapat bekerja pada tempat yang sepi kemacetan. Lantas, bagaimana dengan mereka yang harus melawan kemacetan setiap harinya? Virtual office dapat menjadi solusi terbaik. Penghematan waktu dapat terlaksana karena pegawai tidak perlu lagi terjebak macet hanya untuk pergi ke kantor.
Persyaratan Mendaftar Virtual Office
Ada beberapa hal yang harus Anda persiapkan ketika berencana untuk mendirikan virtual office. Prosesnya memang tidak sesulit membangun kantor operasional dari nol yang harus memikirkan konsep gedung dan sebagainya. Simaklah penjelasan lengkapnya berikut.
1. Memiliki Izin Usaha
Tidak hanya memastikan kondisi lokasi dari virtual office yang Anda pilih telah sesuai dengan aturan hukum, Anda juga wajib memenuhi persyaratan tambahan seperti adanya izin usaha. Dokumen izin usaha wajib Anda cantumkan sebelum mendaftarkan virtual office.
2. Menggunakan Lokasi Usaha yang Tepat
Kebanyakan orang menyukai gagasan bekerja dari rumah atau menjadikan rumah mereka sebagai kantor kerja. Tapi khusus untuk virtual office, fungsi rumah tidak boleh berubah menjadi kantor maya. Selain itu, Anda juga tidak diperkenankan menggunakan tempat parkir atau bahu jalan sebagai virtual office.
3. KTP dan KK
Tahukah Anda jika terdapat 2 penanggung jawab pada pendirian virtual office? Jangan sampai informasi yang Anda ketahui hanyalah manfaat virtual office untuk bisnis saja. Kedua pihak yang bertanggung jawab wajib melampirkan KTP serta KK mereka sebagai syarat dokumen mendaftar kantor maya.
4. Surat Rekomendasi Bank atau Data Rekening
Tidak hanya KTP dan KK, para penanggung jawab juga harus membuat surat rekomendasi dari bank atau melampirkan data rekening mereka. Pelampiran ini penting guna memastikan jika yang bersangkutan layak dari segi permodalan. Dan dapat mempertanggung jawabkan bisnis mereka.
5. NPWP Perorangan
Syarat selanjutnya adalah melampirkan NPWP perorangan. Bagi yang belum memiliki NPWP dapat membuatnya secara offline maupun online pada kantor pajak terdekat. Proses pembuatan NPWP tidaklah sulit, bila mendaftar secara online Anda akan menerima NPWP langsung di rumah.
6. Surat Pernyataan Pemenuhan Persyaratan
Dan terakhir yang tidak kalah pentingnya adalah pelampiran surat yang menyatakan bahwa penanggung jawab bersedia untuk memenuhi seluruh persyaratan. Surat pernyataan ini wajib bertanda tangan di atas materai.
Urus Izin Usaha Anda di Legalitasperizinan.com
Mengapa virtual office memerlukan legalitas perusahaan? Jawabannya sangat sederhana karena untuk proses sewa virtual office, para penanggung jawab perlu melampirkan legalitas usaha miliknya. Karena meskipun terkesan mudah, proses mendaftar atau membuat kantor maya milik sendiri cukup kompleks.
Sehingga, banyak perusahaan yang lebih memilih untuk menyewa kantor maya daripada membuatnya. Apalagi peraturan hukum tentang alamat kantor maya masih terbatas zona campuran atau zona perkantoran. Misalnya, Anda berdomisili pada Jakarta maka buatlah kantor maya pada daerah Jakarta.
Sebagaimana yang telah disampaikan sebelumnya jika menyewa kantor maya jauh lebih mudah dan fleksibel daripada membuatnya sendiri. Kantor ini akan menjadi kantor offline yang menghubungkan perusahaan Anda dengan relasi kerja maupun konsumen.
Sementara itu, sistem kerja pegawainya sendiri didominasi dengan online working. Saat ini di beberapa tempat sewa virtual office mensyaratkan penggunanya untuk memiliki legalitas.
Jika usaha Anda belum memilikinya, silakan urus terlebih dahulu. Anda bisa menggunakan jasa Legalitasperizinan.com yang siap urus secara lengkap. Sekarang Anda sudah tahu manfaat virtual office untuk bisnis dan tempat pengurusan legalitas. Pastikan Anda mempercayakannya ke penyedia jasa yang berpengalaman.